Система электронного документооборота: эффективная работа организации

ВИДЕО На базе платформы возможно создание системы электронного документооборота, воплощающей в себе потребности в автоматизации процессов делопроизводства как небольших коммерческих компаний, так и крупных холдингов с разветвленной структурой или организаций госсектора. Платформа обеспечивает надежное функционирование и гибкие настройки конфигурации СЭД, адаптированной под специфику конкретного заказчика. Ускорение документооборота в 20 раз сократить время передачи документов между подразделениями Эффективный контроль бизнес-процессов ускорить процесс принятия решений по документам и эффективно контролировать их исполнение Цели создания: Веб-интерфейс для работы на персональных компьютерах: Веб-интерфейс для работы на мобильных устройствах смартфоны и планшеты: Создание документов различных типов и видов: Для облегчения и ускорения процедуры создания документов в системе используются следующие инструменты: Карточка входящего документа: Работа с файлами: Возможность редактирования файлов без их промежуточного сохранения на жесткий диск компьютера и повторной загрузки в систему.

Основные бизнес-процессы делопроизводства в организации

При этом обладает специальной функциональностью для ведения документооборота и может быть адаптирован под индивидуальные бизнес-процессы компании. гарантирует: Конфиденциальность ваших данных.

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. 36]: • электронное делопроизводство; • электронный документооборот;.

Область просмотра содержимого папки представления; Папка"Избранное" новая функция в версии 5 ; Строка поиска; Строка состояния. Все основные команды доступны из ленты и контекстных меню, открывающихся при нажатии правой кнопки мыши на одном из элементов. -клиент — полнофункциональное рабочее место пользователя , которое предоставляет пользователю доступ к системе через интернет-браузер, без необходимости установки на рабочее место дополнительных компонент.

Он позволяет пользователю выполнять в системе все необходимые функции: Пользователь может работать с -клиентом с любого устройства, будь то настольный компьютер, ноутбук, планшет или телефон, необходим лишь браузер и доступ к сети интернет. Ключевые преимущества Современный веб-интерфейс Модуль имеет полностью вебный интерфейс, созданный с учетом всех современных тенденций и трендов в создании интерфейсов. Мобильность и кроссплатформенность Для работы -клиента подойдет любой из наиболее распространенных интернет-браузеров , , .

Это, а также наличие адаптивной верстки, позволяет одинаково комфортно работать с любого устройства компьютер, планшет, телефон на любой платформе: Полнофункциональный интерфейс доступный через браузер В -клиенте можно выполнять все необходимые действия с документами и заданиями: Через -клиент пользователь может выполнять полнотекстовый поиск и атрибутивный по заданному пользователем набору атрибутов поиск документов и заданий.

Используя параметрические запросы, можно сформировать любую выборку и построить отчет.

Роль документов в коммерческой организации: Такое мнение сложилось во время появления первых российских систем делопроизводства, ориентированных на государственные учреждения и крупнейшие государственные предприятия. Бизнес-заказчиками таких систем, как правило, являются специальные управления документационного обеспечения управления ДОУ в государственных учреждениях и компаниях.

создания системы управления документами и бизнес-процессами. Решение задач делопроизводства; Построение корпоративного архива.

Автоматизация делопроизводство — наиболее распространенная задача в области электронного документооборота. Под делопроизводством подразумевается работа с официальными входящими и исходящими документами, а также внутренними организационно-распорядительными документами приказами, служебными записками, поручениями и т. в типовой поставке уже содержит все преднастроенные процессы автоматизации делопроизводства: Контроль исполнения договоров Постановка, исполнение, подтверждение поручений.

Иерархическая структура поручений возможность создавать дочерние поручения, отслеживание статуса исполнения. Создание поручений в рамках документа Нормативные документы, согласование и архив НСИ Рабочие документы - документ со свободной маршрутизацией пользователь определяет состав согласующих и тип согласования, адресата, адресатов рассылки. Автоматизация делопроизводства дает следующий бизнес-эффект: Повышение исполнительской дисциплины: Решение реализуется на базе Задать вопрос Автоматизация делопроизводства и документооборота Сегодня автоматизация делопроизводства и документооборота является одним из самых востребованных направлений.

И это отнюдь не дань моде, а требования современного бизнеса и законодательства. Выбор подходящей системы автоматизации делопроизводства - это довольно сложная задача, так как каждая организация имеет индивидуальные особенности своей деятельности, которые такие системы должны учитывать. Поэтому разработкой и внедрением их должны заниматься профессионалы.

Особенности и причины популярности СЭД Управление современным предприятием требует повышения эффективности всех направлений его функционирования, в том числе и делопроизводства.

Оптимизация процессов делопроизводства с нового рабочего года

Она дополняет функциональными возможностями одну из наиболее перспективных платформ для совместной работы - . Среди ее основных особенностей - бесшовная интеграция с другими приложениями семейства , в том числе с и , а также легко настраиваемые возможности по настройке сложных бизнес-процессов, позволяющие адаптировать систему к потребностям каждого заказчика.

Система успешно применяется для организации ЭДО, как в коммерческих структурах, так и в государственных, в том числе для организации предоставления государственных услуг в электронном виде. Для многих предприятий, особенно в сфере крупного бизнеса, важна работа системы в территориально распределенной организационной структуре, простота ее внедрения и дальнейшего обслуживания, вовлечение в такую деятельность рядовых сотрудников. Как показывает опыт, внедрение наиболее эффективно для организаций, где нужно управление и дальнейшее развитие силами штатного системного администратора, где нужно решение других задач, кроме документооборота, где важна мультиязычная среда, где возможно использование корпоративного портала.

Документы являются обязательным атрибутом бизнес-процессов • делопроизводство предназначено для автоматизации Схемы разные нужны.

Возможность установки и отслеживания связей между документами Вопросы по архивному хранению: Есть ли архив как структурное подразделение? Кто несет ответственность за оперативное хранение документов? Есть ли инструкция по хранению документов? При наличии нормативных документов, просим предоставить их. Разрабатывается ли Номенклатура дел каждый год? Какое подразделение должностное лицо несет ответственность за составление и утверждение сводной Номенклатуры дел.

Регламент бизнес-процессов

То же самое можно сказать и о профессиональной управленческой деятельности. Работники изо дня в день, из месяца в месяц, из года в год выполняют одни и те же обязанности в отдельных случаях с небольшой долей вариативности. Таким образом, мы становимся заложниками стереотипов, не представляя, как что-то можно изменить, и боимся вообще любых перемен, потенциально чувствуя в них угрозу для себя.

Организация документооборота и делопроизводства на предприятии. на предприятии является одним из ключевых звеньев любого бизнес-процесса. каждого предприятия и помогает оптимизировать схему управления.

Каковы возможные недостатки работы и пути совершенствования службы делопроизводства? Для крупных организаций и фирм совершенствование делопроизводства состоит из нескольких этапов: Начинается проектирование с обследования существующей организации, документационного обеспечения в данном аппарате управления. Для этого разрабатывается рабочая программа обследования и проектирования.

При ее составлении следует исходить из того, что в документах отражаются функции управления, поэтому необходимо уяснить, что является объектом исследования, тем более что специалисты иногда неправильно представляют себе объекты исследования. Нередко таким объектом являются только документооборот и связанные с ним вопросы механизации составления, размножения, копирования документов, регистрации, контроля исполнения и т.

Этого достаточно для малых организаций, но не для крупных фирм.

Документооборот и автоматизация бизнес-процессов

В системе АСУД реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота, а также поддержка работы с договорами. Обеспечена возможность одновременной работы с документом нескольких пользователей включая редактирование и согласование , детального отслеживания всех этапов согласования и исполнения документов, реализовано строгое разграничение прав доступа к документам.

Благодаря возможностям территориально-распределенной работы платформы система обеспечивает поддержку многофилиальности. При этом для каждой подключенной к системе организации в рамках единого хранилища документов системы могут быть выделены отдельные сегменты хранилища, в которых возможна индивидуальная настройка прав доступа, и бизнес-процессов для конкретной организации.

Мы не будем говорить о серьезных изменениях бизнес-процессов. . адаптационные материалы к инструкции по делопроизводству (графики, таблицы, схемы) и, конечно, принципиальная позиция руководства по.

В числе таких направлений — финансовый документооборот. Но далеко не везде четко выстроены процессы их получения, согласования и оплаты. Это приводит к потерям документов, нарушению расчетно-платежной дисциплины и отрицательно сказывается на рентабельности предприятия. Рассмотрим процесс обработки входящих счетов. Его можно условно разделить на несколько этапов: Получение счета и передача его в обработку Ручной ввод данных в -систему — одна из самых трудоемких стадий обработки входящих счетов.

При автоматической обработке счетов ошибки исключаются за счет машинного сопоставления электронного документа со справочниками, используемыми в финансово-учетной системе. Если документы сканируются и распознаются системой, это значительно сокращает время на обработку одного счета. Также предотвращаются утери платежных документов, все они заносятся в архив и в случае необходимости могут быть легко найдены. Согласование затрат и проведение платежа Большинство счетов на оплату и счетов-фактур имеют сложный путь согласования внутри компании.

В такой ситуации увеличивается вероятность, что счет потеряется, а это может привести к просрочке оплаты и, опять же, штрафам по просроченным обязательствам. Анализ платежей Анализ согласованных счетов и проведенных оплат также важен для оценки деятельности организации. Составлять его гораздо проще, когда есть единый электронный архив, обеспечивающий оперативный доступ к ранее согласованным счетам.

Автоматизация процесса обработки входящих счетов даёт возможность достичь полной прозрачности на каждом из этапов и свести к минимуму риски человеческого фактора — дублирование платежей, ошибки при обработке информации, потери документов.

Евгений САМАРОВ, эксперт по организации страхового бизнеса

Главная Решения Делопроизводство и электронный документооборот Делопроизводство и электронный документооборот Это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: - Инструмент для удобного хранения данных и коллективной работы над проектами и автоматизирует работу проектной организации.

С помощью программы можно создать базу данных со стандартами предприятия, редкими документами, документами для служебного пользования. Специализированный программный продукт для обеспечения непрерывной информационной поддержки основных бизнес-процессов предприятия, таких как электронный архив и документооборот предприятия, конструкторско-технологическая подготовка, планирование и управление производством и т.

Серия профессиональных программных продуктов , , для работы со сканированными документами в машиностроении, архитектуре, строительстве, ГИС, электронике, электротехнике и других областях проектирования. -система, обеспечивающая организацию коллективной работы сотрудников предприятия группы предприятий с данными об изделии и о связанных с ним процессах на всех этапах его жизненного цикла.

Одной из таких технологий является реинжиниринг бизнес-процессов. Предусмотрение гибких схем для ведения определенных процессов, то есть .

Подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью Ведение электронного архива Электронный архив документов позволяет централизованно хранить входящую и исходящую корреспонденцию и прочие управленческие документы. Электронный архив документов включает следующие возможности: Карточка исходящего документа основные атрибуты Регистрация документов Регистрация документов производится в соответствии с рекомендациями ГСДОУ. Карточка дела Рис. Карточка журнала регистрации Рис.

Карточка исходящего документа атрибуты регистрации В основе модуля лежит простота и привычные приемы работы с официальной перепиской и управленческими документами в организациях. Для делопроизводителей создано представление, которое визуально ничем не отличается от обычного журнала регистрации документов, который делопроизводители ведут в бумажном виде или в файле Рис. Перечень отображаемых столбцов преднастроен, но доступен для редактирования самим пользователем.

Также для удобства пользователей настроено навигационное меню, которое позволяет быстро перейти к нужному разделу модуля Рис. При этом исходящий адрес и текст письма настраиваются для каждого юридического лица или филиала организации, а адреса контрагентов и тема сообщения автоматически подставляются из атрибутов карточки исходящего документа. Для каждого этапа процесса есть возможность задать сроки обработки документа, также настроена отправка уведомления об истечении срока о приближении срока как исполнителю задания, так и его руководителю.

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Быстрый поиск дает возможность найти необходимый документ по системному или регистрационному номеру, по краткому описанию, дате создания или пользователях, участвующих в ходе исполнения документа. Управления отчетами Система позволяет подключать и создавать любые форматы отчетов по данным, содержащимся в СЭД. Администратор может настроить параметры доступа к разным видам отчетов для каждого пользователя системы. Также существует возможность настроить доступ к отчету в рамках конкретного типа документа.

изучения и анализа существующей организации делопроизводства, схемы, функциограммы, схемы распределения ответственности и т. п. В процессе анализа состава, объема и организации документооборота применяются . История, планирование, организация бизнеса - Международный бизнес.

Буслаева Е. Взаимосвязанные управленческие процессы определили появление новых видов документов. Для кого создаются подобные документы, получающие сегодня все большее распространение? Что такое устойчивое развитие? Под устойчивым развитием принято понимать удовлетворение потребностей нынешнего поколения без ущерба для возможности будущих поколений удовлетворять свои собственные потребности. Примером могут послужить документы предприятий топливно-энергетического комплекса России.

Практика подготовки ими данного вида отчетности уже прошла определенные этапы развития 2. Титульный лист. Мнение эксперта О. Лепеха начальник отдела документационного обеспечения инвестиционной компании ТЭК Время диктует свои правила. Фактически документ стал все чаще трактоваться как неотъемлемое информационное, административное, юридически значимое сопровождение бизнес-процессов.

Структуру данного раздела можно представить следующим образом: Мнение эксперта Е. Романченко канд.

Умелое описание бизнес-процессов — залог успешной автоматизации

Узнай, как мусор в голове мешает тебе эффективнее зарабатывать, и что можно сделать, чтобы ликвидировать его полностью. Кликни здесь чтобы прочитать!